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Veränderungsmanagement: Beschäftigte für Veränderungsprozesse begeistern
Digitalisierung ist bereits seit einigen Jahren ein Megatrend. Der Digitalisierung der Arbeit werden sich Unternehmen und auch die Belegschaft nicht verweigern können, um im Wettbewerb Schritt halten zu können. Aufgrund der demografischen Entwicklung und des damit einhergehenden Fachkräftemangels wird es sich kein Betrieb leisten können, Beschäftigte zu verlieren. Es müssen somit Anreize geschaffen werden, um Mitarbeitende für Veränderungsprozesse – auch für digitale Neuerungsprozesse – zu motivieren. Die Beschäftigten sollten von Anfang an aktiv in die Schritte des Veränderungsprozesses eingebunden werden, um so die Akzeptanz für die Neuerung zu erhöhen. Welche Herausforderungen solche (digitalen) Veränderungsprozesse mit sich bringen und welche Ansatzpunkte und Methoden im Rahmen des Veränderungsmanagements es gibt, soll im Folgenden kurz skizziert werden.
Mitarbeitermotivation bei Veränderungsprozessen
Im Rahmen von (digitalen) Veränderungsprozessen ist es sehr wichtig, die Beschäftigten des Unternehmens von Anfang an mit einzubeziehen. Nicht alle Beschäftigten stehen Neuerungen offen gegenüber oder tragen diese positiv bis zur Umsetzung mit. In erster Linie spielt Kommunikation dabei für alle Prozessschritte und auf allen Ebenen eine sehr große Rolle.
Um Veränderungsprozesse in Unternehmen in Angriff zu nehmen, sind motivierte Mitarbeitende, welche die Prozesse im Betrieb mittragen, von enormer Wichtigkeit. Folgende sechs Tipps zur Steigerung und Erhaltung der Mitarbeitermotivation bei Veränderungsprozessen können Unternehmen mit auf den Weg gegeben werden:
Die Motivation der Beschäftigten ist ein wichtiger Faktor, wenn in einem Unternehmen etwas verändert werden soll.
Einsatz von agilen Methoden
Die Arbeitswelt ist sehr komplex und oft arbeiten mehrere Teammitglieder an einer Aufgabe oder an verschiedenen Teilaufgaben eines großen Projektes oder eines (digitalen) Veränderungsprozesses. Da fällt es manchmal schwer, den Überblick über alle Aufgaben zu behalten oder es bleiben wichtige Arbeiten liegen, weil sie im Alltag untergehen. Der Einsatz agiler Methoden, z. B. der Kanban-Methode, kann unspektakulär aber wirksam helfen, Aufgaben nach außen hin transparent zu machen und zu zeigen, welche Aufgaben von wem bearbeitet werden bzw. „auf Kurs“ sind und welche Teilaufgaben evtl. gerade „zu entgleisen“ drohen. Mit der Kanban-Methode wird nach drei Bearbeitungszeitpunkten geschaut: die anstehenden Aufgaben, die Bearbeitung und die Erledigung bzw. der Abschluss. Nach dieser Grundlogik funktionieren ganz viele agile Methoden und in Betrieben wird z. B. auf Tafeln oder auch digital (Trello, Asana etc.) diese Methode für (Veränderungs-)Prozesse angewendet.
Die Rolle der Kommunikation
Je umfangreicher der (digitale) Veränderungsprozess und je größer die Anzahl der hiervon betroffenen Personen ist, desto größer ist der Bedarf nach einer geplanten Kommunikation. Deren Gestaltung, also ob es persönliche Einzelgespräche oder Teamrunden sind, hängt vor allem von den Zielsetzungen und Inhalten der jeweiligen Veränderung ab. Alle Beschäftigten eines Unternehmens sollten über die Prozesse, Vorhaben und Veränderungen im Betrieb informiert werden. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die nachfolgende Abbildung zeigt. Von Veränderungen betroffene Mitarbeitende sollten aktiv in den Veränderungsprozess einbezogen werden, damit sie diesen mit ihren Vorschlägen und kreativen Ideen mitgestalten können, aber auch ihre Fragen und Befürchtungen sowie ihre Vorstellungen und Wünsche anbringen können.
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Das Veränderungsmanagement
Veränderungen lösen Emotionen und Reaktionen bei Beschäftigten aus, wie z. B. Freude, Traurigkeit, Wut, Überraschung, auch Furcht oder eine Abwehrhaltung. Nicht alle Beschäftigten stehen (digitalen) Veränderungen positiv oder offen gegenüber. Es werden drei Gruppen von Veränderungstypen unterschieden:
- Pro Change
- Nicht Festgelegte
- Contra Change
Die nachfolgende Abbildung stellt die 3 Veränderungstypen in ihrer aktiven und passiven Ausprägung mit einem jeweiligen beschreibenden Begriff dar.
Da nicht alle Mitarbeitenden Veränderungen positiv gegenüberstehen, sollten Veränderungsprozesse und somit auch Veränderungen im Rahmen der Digitalisierung aktiv gemanagt werden. Um Veränderungsprozesse in Angriff zu nehmen, bedient man sich des Change Managements – dt. des Veränderungsmanagements. Unter Veränderungsmanagement lassen sich alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten zusammenfassen, die einen Wandel zur Umsetzung neuer Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen in Unternehmen bzw. einer Organisation bewirken sollen (vgl. KOFA: Change Management). Veränderungen sind nicht von heute auf morgen vollzogen, sie benötigen ausreichend Zeit und finden nach Lewin in drei Phasen statt:
- dem Auftauen (i. S. des Vorbereitens einer Veränderung),
- dem Verändern (i. S. des Hinüberleitens zum Neuen) und
- dem Stabilisieren (i. S. des Verfestigens der Veränderung).
Die folgende Abbildung stellt die Veränderungsprozesse nach Lewin anschaulich dar.
Veränderungen bringen immer auch Herausforderungen mit sich. Die betriebsinterne Kommunikation ist ein sehr wichtiger Einflussfaktor, um auf verschiedene betriebliche Prozesse, somit auch auf (digitale) Veränderungsprozesse im Betrieb, hinzuweisen und diese zu erläutern. Barrieren bzw. Widerstände bei Neuerungen entstehen durch:
- fehlende, fehlerhafte oder unzureichende interne Kommunikation (Barrieren für das „Kennen“)
- mangelnde Fähigkeiten und Fertigkeiten, also durch fehlende Qualifikation (Barrieren für das „Können“)
- Unklarheiten in der Organisation des Veränderungsprozesses (Barrieren für das „Sollen“) und
- durch das Beständigkeitsbedürfnis des Menschen und die damit einhergehende fehlende Motivation der Beschäftigten (Barrieren für das „Wollen“)
und wirken sich direkt auf Widerstände gegenüber (digitalen) Veränderungen aus.
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Aus empirischen Studien ist bekannt, dass mangelnde Akzeptanz bei den Mitarbeitenden der Hauptgrund für das Scheitern von Veränderungsprozessen ist. Der häufigste Grund, warum Change-Projekte scheitern, liegt im Widerstand der Mitarbeiter:innen (30 Prozent), gefolgt von mangelhafter Prozessteuerung (25 Prozent) und zu schnellem Tempo, mit dem die Veränderungen durchgezogen werden (20 Prozent). Oder die Change-Projekte scheitern an einer unklaren Zielrichtung (vgl. Schott und Wick 2005: Change Management. S. 196).
Das heißt, dass Veränderungen in Unternehmen bei Mitarbeitenden häufig auf Widerstand stoßen: Sie müssen alte Gewohnheiten aufgeben, neue Kompetenzen erwerben oder sich in neue Rollen und Aufgaben einfinden. Damit das Veränderungsprojekt ein Erfolg wird, ist es wichtig, Personen, die vom Ergebnis unmittelbar betroffen sind, in das Projekt aktiv mit einzubeziehen mit dem Ziel, die Akzeptanz der Mitarbeitenden für Veränderungen zu erreichen.
Welche Akzeptanzfaktoren müssen dabei unterstützt werden?
Nachfolgend werden vier Aktionsebenen vorgestellt, in denen Akzeptanzfaktoren unterstützt werden müssen, um Neuerungsprozesse erfolgreich gestalten zu können.
1. Akzeptanzfaktor: das Kennen (Widerstand durch Informationsdefizit)
Auf dieser Aktionsebene kann es zu Widerstand durch Informationsdefizite bei den Beschäftigten kommen. Deshalb ist ein zielgruppengerechter Einsatz von Kommunikationsinstrumenten, Kommunikationsstrategie und die Weitergabe von konkreten Inhalten zur Neuerung von enormer Wichtigkeit. Es sollte eine Nutzenargumentation erfolgen, um die Vorteile der (digitalen) Veränderung deutlich zu machen.
2. Akzeptanzfaktor: das Können (Widerstand durch Qualifikationsdefizit)
Auf der zweiten Aktionsebene kann es zu Widerständen in der Belegschaft kommen, wenn die Mitarbeitenden mit der Neuerung nicht umgehen können, es also an Fähigkeiten und Fertigkeiten mangelt. Hier ist eine umfassende Qualifizierung zum Umgang mit der Neuerung zwingend notwendig, um Widerstände zu beseitigen.
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3. Akzeptanzfaktor: das Sollen (Widerstand durch Organisationsdefizit)
Auf der dritten Aktionsebene können Widerstände entstehen, wenn die Beschäftigten nicht wissen, was sie im Rahmen des Veränderungsprozesses tun können oder sollen. Deshalb sind organisatorische Maßnahmen, wie z. B. Projektorganisation oder -management oder das Einbinden von Promotoren sehr wichtig und es sollten weiterhin Rahmenbedingungen festgelegt werden, wie z. B. Ressourcen, Meilensteine und Zielvereinbarungen, Verantwortlichkeiten und Rollen.
4. Akzeptanzfaktor: das Wollen (Widerstand durch Motivationsdefizit)
Auf dieser letzten Aktionsebene entstehen Widerstände, wenn der persönliche Antrieb oder die intrinsische Motivation der Beschäftigten fehlt, nicht zuletzt auch deshalb, weil dem Menschen ein Beständigkeitsbedürfnis innewohnt. Aus diesem Grund müssen Tätigkeits- und Nutzenanreize gestaltet werden, das heißt, Partizipation in zielgruppengerechter Form ermöglicht werden. Das aktive Einbinden der Mitarbeitenden in Veränderungsprozesse ist von höchster Wichtigkeit für den Erfolg von Neuerungsprozessen.
Tipps zum Veränderungsmanagement
Folgende zehn Tipps können Unternehmen mit auf den Weg gegeben werden, um Veränderungen zu managen:
- Kommunikation strategisch planen und einfach gestalten
- Gründe und Vision vermitteln
- Nutzenargumentation aufbauen
- Chancen und Risiken transparent machen
- Ängsten und Barrieren begegnen
- Dialog und Unterstützung gewähren
- Zielvereinbarungen (Mitarbeitergespräche) führen
- Beteiligung ermöglichen
- Führungsverhalten reflektieren
- Verantwortlichkeiten und Testphasen festlegen
Wollen Sie mehr zu dem Themen Mitarbeitermotivation und Veränderungsmanagement erlernen?
Dann empfehlen wir Ihnen unseren Workshop „Mitarbeitermotivation, Veränderungsmanagement und Unternehmenskultur: Auswirkungen der Digitalisierung“.
Umsetzungskonzept für Veränderungsprozesse
Zur erfolgreichen Umsetzung von Veränderungsvorhaben ist ein Konzept notwendig, um strukturiert vorgehen zu können. Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg hat ein Umsetzungskonzept mit folgenden sechs Schritten erstellt, welches Unternehmen als Vorlage dienen kann:
- Mitarbeitende mitnehmen
- Bedarf identifizieren
- Führungsteam aufbauen
- Strategie entwickeln und kommunizieren
- Veränderung umsetzen
- Veränderung leben
Ob im Unternehmen nun ein Wandel aufgrund der digitalen Transformation oder aus anderen Gründen ansteht, spielt keine Rolle. Dieses Umsetzungskonzept mit den sechs Schritten bietet einen Wegweiser für den Aufbau und den Durchlauf eines Veränderungsprozesses, unabhängig von der konkreten Ausgangslage. Die vorgestellten sechs Schritte und die Methoden bieten genug Spielraum, um unternehmensindividuell angepasst handeln zu können.
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Sind Sie interessiert, wie das konkret funktionieren kann?
In einem Mini-Umsetzungsprojekt mit der Busse Bau GmbH haben wir das Unternehmen dabei unterstützt die Digitalisierung im Baugewerbe voranzutreiben.
Autorin &
Ansprechpartnerinnen
Christina Maischak
