PROJEKTE

Unternehmen erzählen
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Umsetzungsprojekt Digitalisiertes Geschäftsmodell für die Weiterbildung in der Pflege – Projekttagebuch der Lewida GmbH Teil 10

Workshop zur Vorgehensweise bei der Auswahl von Software im November 2019

Die verfügbaren Werkzeuge für die Unterstützung einer Lewida-Akademie stellt Lewida vor die Herausforderung, die geeignete Lösung aus einer Vielzahl von Möglichkeiten herauszufinden. Die Experten des Kompetenzzentrums wollten daher Lewida einen möglichen Weg aufzeigen. Dabei wurde auf die Publikation „In vier Schritten zur passenden Software“ des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Usability fokussiert.

Schritt 1 umfasst dabei die Ist-Analyse des Unternehmens. Dazu gehören:

  • die Aufgaben, z.B. Was sind die typischen Aufgaben bei einem regulären Arbeitsablauf?
  • die Benutzer, z.B. Welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Bedürfnisse haben die zukünftigen Benutzer?
  • und die Rahmenbedingungen, z.B. In welchem Umfeld werden die Aufgaben mit dem System erledigt?

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Auswahl von Software

Als konkretes Hilfsmittel für die im Zentrum stehenden Benutzer wurde wieder auf das bereits bekannte Konzept der Persona zurückgegriffen. Mittels verschiedener Personae wurden mögliche Anforderungen der künftigen Nutzerinnen und Nutzer erarbeitet. Dazu wurden die unterschiedlichen Rollen (z.B. lehrende oder lernende Person) berücksichtigt. Nachdem die Anforderungen im Projektteam erarbeitet wurden, müssen diese an der Realität mit tatsächlichen künftigen Nutzenden überprüft werden.

Im zweiten Schritt wird ein Soll-Konzept erarbeitet. Dabei werden konkrete Anforderungen in eine Rangfolge gebracht. Dabei können bspw. folgende Fragen gestellt werden: Wie soll die Arbeitsweise mit dem neuen System aussehen? Welche bisherigen Abläufe müssen erhalten bleiben und welche sollen künftig verbessert werden? Hier sollte Lewida die betreffenden Prozesse analysieren (sofern bereits existent) oder gemeinsam entwickeln. Bei Lewida gibt es bereits seit vielen Jahren ein funktionierendes Qualitätsmanagement, so dass das Denken und Arbeiten mit Prozessen geübt ist.

Schritt 3 ist die Realisierung; hier werden mögliche Lösungen recherchiert, getestet, bewertet und anschließend ausgewählt. Im vierten Schritt steht die Optimierung im Fokus.

In alle vier Schritte sollte die Belegschaft involviert werden. Ein gutes Changemanagement ist als Erfolgsfaktor für IT-Projekte anzusehen. Dazu gehört bspw. alle „Stakeholder“ einzubeziehen, ein gutes Anforderungsmanagement, geplante Kommunikation und ein internes Marketing.

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Lesetipp: Leitfäden der Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren Usability und Kommunikation

Wie Sie in vier Schritten zur passenden Software kommen und was Sie bei IT-Projekten beachten sollten.

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Navigation im Projekttagebuch

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