MINI-
PROJEKT
Unternehmen erzählen
ihre Geschichte
Unterstützung bei der Auswahl einer Software-Investition
DER ANLASS
Die Formen- und Werkzeugbau GmbH ist 1990 aus dem VEB Gummiwerk Schönebeck heraus entstanden und hat sich durch Automotive-Kontakte zum Werkstoff Kunststoff hin entwickelt. Vom Modell bis zum Endprodukt konstruiert und fertigt das Unternehmen Werkzeuge für Prototypen- bzw. Serienteile, überwiegend für die Automobilindustrie und Medizintechnik. Aktuell werden 35 Mitarbeitende beschäftigt. Zur Firma gehören eine eigene Konstruktion, die mechanische Fertigung und die Teilefertigung sowie ein eigenes Labor zur Vermessung. Bisher wurden über 5.000 Werkzeuge gebaut. Das Unternehmen besitzt eine Büroverwaltungssoftware mit der sowohl Angebote und Aufträge bearbeitet und gespeichert werden, als auch Rechnungen gelegt werden.
Aufgrund der gewachsenen Strukturen fehlt jedoch die digitale Übersicht über den aktuellen Stand des jeweiligen Auftrags durch die Kundschaft. Das Ziel besteht darin, alle Schritte sofort nachvollziehen zu können. Erste Kontakte zu Softwareanbieter:innen wurden bereits aufgenommen und eine Software näher betrachtet, die Geschäftsführung war jedoch an einer dritten Meinung interessiert.
DIE LÖSUNG
Gemeinsam mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg wurde im Rahmen einer Digitalisierungssprechstunde die Problemlage geschildert und weitere aktuelle Digitalisierungsbestrebungen – z. B. Kennzeichnung der Werkzeuge mit Bar- oder QR-Code – besprochen. Im Ergebnis stand die Überzeugung, einen Workshop zur Zieldefinition und zur Entwicklung einer Vorgehensweise als Mini-Umsetzungsprojekt gemeinsam durchzuführen.
Zunächst stand die Beschreibung des Ist-Zustands, d.h. des aktuellen Prozesses aus Sicht der Beteiligten im Vordergrund. Anschließend wurde die globale Zielstellung für die Software-Investition abgeleitet. Aus der Zielstellung (z. B. den kompletten Prozess zur Auftragsbearbeitung abdecken und zugehörige Daten, Statusinformationen und Dokumente verwalten) wurde der erwartete Nutzen für Unternehmen und Mitarbeiter:innen abgeleitet. Als Nutzen wurde bspw. die Entlastung von Nebentätigkeiten für die Mitarbeitenden, die Vermeidung von Informations- und Reibungsverlusten oder die Herstellung von Transparenz herausgearbeitet. Gemeinsam wurden die nächsten Schritte diskutiert und festgelegt:
- Entscheidungskriterien für die Softwareauswahl festlegen
- Anforderungen detaillieren
- Software genauer anschauen/testen
- Späteren Einführungsprozess planen
- Unterstützungsprogramme des Landes prüfen und beantragen
Abschließend wurden der Auswahlprozess der Software bzw. des IT- Dienstleistungsunternehmens diskutiert und Tipps aus der Praxis gegeben.
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DAS HAT ES GEKOSTET
Das Mini-Umsetzungsprojekt, d.h. der Workshop, des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg war kostenfrei. Für die Investition in die Software wurde eine Förderung durch das Land Sachsen-Anhalt im Programm Sachsen-Anhalt Digital Innovation beantragt, bei dem bis zu 70% der Kosten gefördert werden können. Das Projekt startete zum September 2019.
DAS HAT DEM UNTERNEHMEN SEHR GEHOLFEN
Generell war der externe und unabhängige Blick von außen durch das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg für das Unternehmen wichtig, besonders die Tipps für den Auswahlprozess der Software waren wertvoll.
DAS WÜRDE DAS UNTERNEHMEN NICHT WIEDER MACHEN
Die Entscheidung über die Einführung einer Software sollte man nicht “über das Knie brechen”, sondern fundiert mit einer strukturierten Vorgehensweise wie im Workshop treffen.
Kontakt beim Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg
Prof. Dr. Thomas Leich
Dr. Stefan Voigt
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