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Arbeiten im Homeoffice und Tools für die digitale Zusammenarbeit

Tipps für das mobile Arbeiten und für das Arbeiten von zu Hause aus

Bisher haben Unternehmen Arbeitszeit- und Arbeitsortflexibilität für Mitarbeitende ermöglicht, weil bei Arbeitnehmer*innen – durch den gesellschaftlichen Wandel und die technischen Möglichkeiten – der Wunsch entstanden ist, zeit- oder ortsflexibel zu arbeiten, z. B. zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatem, um lange Arbeitswege zu reduzieren oder auch aus betrieblichen Belangen heraus. Denn nicht nur Arbeitnehmer*innen, sondern auch Unternehmen profitieren von flexiblen Arbeitsort- und Arbeitszeitmodellen! Bisher wurden flexible Arbeitsgestaltungsmodelle meist längerfristig geplant und eingeführt.

Doch angesichts der aktuellen Coronavirus-Pandemie in Deutschland mussten sehr viele Beschäftigte ohne lange Planung von ihren Büroräumlichkeiten in die eigenen vier Wände wechseln. Homeoffice scheint in dieser außergewöhnlichen Situation vermehrt zur neuen standardmäßigen Arbeitsoption zu werden. Das stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Wir möchten daher einige hilfreiche Tipps zum Arbeiten im Homeoffice und einige hilfreiche Tools und Varianten zum mobilen Arbeiten vorstellen.

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Homeoffice

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Wie gestalte ich meine Arbeit im Homeoffice und was sollte ich beachten? Diese Frage stellen sich derzeit sehr viele Beschäftigte im Homeoffice und auch Unternehmer*innen müssen einige Regeln beachten, wenn sie ihren Mitarbeitenden Homeoffice anbieten.

In Deutschland gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Aber in der aktuellen Situation sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitnehmer*innen vor infizierten Personen zu schützen. Aktuell besteht ein Recht auf Homeoffice bei:

  • einer konkreten Ansteckungsgefahr im Betrieb und
  • bei einer bestehenden Vereinbarung zum Arbeiten im Homeoffice.

Hierauf sollten Sie bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes im Homeoffice achten:

  • Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer*innen mit Arbeitsmitteln ausstatten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit im Homeoffice (DSGVO)
  • Aufbau eines Arbeitsplatzes
    • Rahmenbedingungen durch ArbStättV vorgegeben
    • Schreibtisch und Bürostuhl sind Pflicht
    • ausreichende Deckenbeleuchtung
    • Ergonomie gewährleisten, also Monitor und Eingabegeräte seitlich entlang des Fensters ausrichten
    • Körperhaltung beachten (90-Grad-Winkel), aber keine starre Sitzhaltung

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Wie arbeite ich im Homeoffice produktiv?

Suchen Sie sich einen geeigneten, möglichst ruhigen Ort zum Arbeiten und stellen Sie sich einen Zeitplan auf. Legen Sie also fest, wann Sie arbeiten, Pause und Feierabend machen. Definieren Sie Ihre Ziele und ordnen Sie Ihre Aufgaben und Arbeitsschritte nach Wichtigkeit ein. Gute Planung ist ausschlaggebend für den Erfolg. Kleiden Sie sich ebenfalls wie im Büro, denn auch das wirkt sich auf die Arbeitsmotivation und Produktivität aus. Vermeiden Sie Störfaktoren und teilen Sie Ihre An- und Abwesenheitszeiten Ihren Kolleginnen, Kollegen und Vorgesetzten mit.

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LESETIPP

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Leitfaden Homeoffice –
In 8 Schritten zum digitalen Arbeitsplatz

Was Sie jetzt bedenken sollten, um Ihre Geschäftsprozesse erfolgreich auf die Arbeit von Zuhause aus umzustellen.

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Kommunikationstipps für Teamarbeit und effiziente Meetings im Homeoffice

Die Teamkommunikation wird im Homeoffice wichtiger denn je. Auch Kommunikationstools (z.B. Slack, Trello) tragen zur besseren Teamkommunikation im Homeoffice und zur digitalen Darstellung der Arbeitsfortschritte bei. Ein regelmäßiges Info-Mailing sichert zudem die Kommunikation im gesamten Team.

Zur Durchführung von virtuellen Teammeetings sollten Sie sich auf gemeinsame Kommunikationsregeln und funktionierende Technik einigen, wie z.B. Zoom oder Skype. Legen Sie die Teilnehmerzahl, Themen und einen Moderator im Voraus fest. Sorgen Sie für eine klare Zeiteinteilung und –einhaltung und führen Sie wie gewohnt Protokoll. Videokonferenzen bringen außerdem den Vorteil mit, Stimmen zuordnen zu können und auch Körpersprache einzusetzen. Lassen Sie Ihre Teammitglieder ausreden, seien Sie offen für konkrete Nachfragen und versuchen Sie auf Belehrungen zu verzichten. Empathie ist besonders bei digitaler Kommunikation wichtig!

Zum Thema „Arbeitszeit- und Arbeitsortflexibilität” informiert das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg im Themenschwerpunkt „Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz“.

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Ein Beispiel aus der Praxis

Die neotiv GmbH ist ein Magdeburger Startup und beschäftigt mehr als zehn Mitarbeitende an mehreren Standorten in Europa und den USA. Wie und mit welchen Tools die Kommunikation in den verteilten Teams unterstützt wird, können Sie direkt bei unserem Praxisbeispiel nachlesen.

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Potenziale des Cloud Computing für die mobile Zusammenarbeit

Welche Tools unterstützen unsere mobile Zusammenarbeit in Corona-Zeiten und danach? An dieser Stelle möchten wir gerade die Potenziale des Cloud Computing für KMU aufzeigen. Cloud-Computing umschreibt den Ansatz abstrahierte IT-Infrastrukturen dynamisch an den Bedarf angepasst über ein Netzwerk zur Verfügung zu stellen. Cloud Computing ist ein echter Treiber der Digitalisierung und hat durch bestimmte technologische Entwicklungen mittlerweile eine Reife erreicht. Es gibt unterschiedliche Arten und Wege die jetzt schon und schnell zur Verfügung stehen, z.B. in Private Clouds wie auch in Public Clouds gemäß EU-DSGVO oder nicht.

Nähere Informationen zu Tools für kollaborative Zusammenarbeit mit Cloud-Speicherlösungen, z.B. (NextCloud oder …Drive), für Online-Meetings / Videokonferenzen (z.B. ClickMeeting, Zoom), Tools für das Projektmanagement (z.B. Trello) oder für die Teamkommunikation (z.B. Slack, Teams) finden Sie hier.

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Sie möchten sich auch im Homeoffice weiterbilden und mehr über Möglichkeiten der Digitalisierung für Ihr Unternehmen erfahren?

Wir informieren und qualifizieren Sie weiterhin in Form unserer digitalen Formate.

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Christina Maischak

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Nutzerfreundlichkeit & Akzeptanz
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    Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg “vernetzt wachsen”c/o Zentrum für Sozialforschung Halle e.V., an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
    Großer Berlin 14
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Matthias Pohl

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