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DIE FAKTS DER 4. EPISODE “VON DIGITALEN KASSEN BIS ZU WARENWIRTSCHAFTSSYSTEMEN”

TIPPS UND PRAXISERFAHRUNGEN MIT DIGITALEN KASSEN

Die 4. Episode unserer „be smart – DIGITAL CITY CAFÈ“ Veranstaltungsreihe startete wieder wie gewohnt zum Ladenschluss und thematisierte alles rund um den Einsatz von digitalen Kassen und Warenwirtschaftssystemen. Denn gemeinsam mit der Hansestadt Gardelegen und in Zusammenarbeit mit der Industrie- und Handelskammer Magdeburg sollen vor allem, den GestalterInnen der Innenstadt – aus Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleistungssektor sowie deren Mitarbeitenden, digitale Kompetenzen anschaulich vermittelt werden.

Schließlich warten digitale Kassensysteme mit einer Reihe von praktischen Funktionen und Extras auf, mit denen die altgediente Registrierkasse bei Weitem nicht mithalten kann – ganz abgesehen von den finanzrechtlichen Anforderungen. Da das deutsche Steuerrecht komplex aufgebaut und ständigen Änderungen und Anpassungen unterliegt, konnten wir an diesem Abend die Referenten Stefan Weimann und Robert Kühnel gewinnen. Beide konnten, mit Ihrer langjährigen Expertise auf dem Gebiet, einen breitgefächerten Überblick geben. Im Webinar gingen sie verschiedenen Fragestellungen nach und zeigten neben diversen Anwendungsbeispielen auch deren Bedeutung für den stationären Handel auf. Einen praxisnahen Einblick gewährte uns Wilma Rolletschek: Sie ist Inhaberin des Ladengeschäfts „mit Genuss“ mit angeschlossenem Hofcafé. Besonders anschaulich und präzise zeigte sie den Einsatz ihres digitalen Kassensystems mit den verbundenen Vorteilen durch die Verknüpfung von Beschaffung, Lager, Verkauf und Buchhaltung für alle Teilnehmenden auf.

Digitale Welt

Nach einer kurzen Einführung in die Welt der Kassen (als elektronisches Aufzeichnungssystem sowie den derzeit auf dem Markt erhältlichen Varianten), stand besonders die Kassenfunktion – in Verbindung mit der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Schutz vor Manipulation und den geltenden Voraussetzungen in Sachsen-Anhalt – im Fokus der ersten Session. In der Gegenüberstellung von analogen und digitalen Kassen, punkteten die digitalen Systeme nicht nur in der nachweislichen Zeitersparnis im Gegensatz zur analogen bzw. offenen Ladenkasse. Der direkte Datenaustausch und die geschützte Übermittlung zum Steuerberater waren weitere prägnante Pluspunkte. Dabei liegen die Vorteile digitaler Kassensysteme mit TSE auf der Hand. Neben der Anzeige des Eingangs- und Ausgangs-Umsatzes sind die nachträgliche Stornierung, Einnahme und Ausgabe von Trinkgeld, der Verkauf von Gutscheinen (dies inkludiert die Ausgabe/Einlösung), die Privatentnahme oder Privateinlage, wie auch die Wechselgeld-Einlage, die Lohnzahlung aus der Kasse und der Geldtransit eindeutig dokumentiert.

Wer bis zu diesem Zeitpunkt glaubte, finanzrechtliche Aspekte sind ein trockenes und unverständliches Thema, die Beschäftigung mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen ein notwendiges Übel und die Steuerprüfung ein wichtiges Problem, hatte immer noch recht.

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Dennoch konnten die Teilnehmenden, neben den vielen wichtigen Informationen auch digitale Tools zur Bewältigung ihres Alltags aufgezeigt werden. Dabei stellt Herr Weimann anschaulich die Funktionen und Vorteile eines digitalen Kassenbuchs für die ordnungsgemäße Kassenführung, in Form einer Plattformlösung der DATEV namens „MeinFiskal“ vor.

Neben der klaren und informativen Anzeige bietet die digitale Lösung eine automatische Zuordnung im Kassenbuch sowie viele weitere Vorteile in der Dokumentation und Archivierung wichtiger Unterlagen, welche besonders bei einer Außenprüfung viel Leid und Stress ersparen können. Zu guter Letzt rundeten hilfreiche Handlungsempfehlungen von Herrn Kühnel die Session ab.

TOOLS

Erfahrungen mit digitalen Kasse in der Praxis

Was in der Theorie so einfach und vorteilhaft scheint, ist bei der Umsetzung in die Praxis meistens viel komplizierter. Aus diesem Grund gewährte uns Frau Rolletschek einen detaillierten Einblick in ihr Ladengeschäft „mit Genuss“. Dies liegt mitten im Herzen von Gardelegen in Sachsen-Anhalt.

Zum Einstieg präsentiert sie die Unterteilung der beiden Geschäftsbereiche. Denn Wilma Rolletschek bietet neben einer exklusiven Auswahl an Feinkost und Möbeln in ihrem Concept Store auch ein kleines Hofcafé zum Verweilen an. Dies ist aufgrund der aktuellen Bestimmungen leider für den Publikumsverkehr geschlossen. Dabei beschreibt sie anschaulich auf ihren Präsentationsfolien das Splitting der Geschäftsbereiche in Concept Store und Café. Die einzelnen Produkte bzw. Warengruppen finden sich auch so kategorisiert in ihrem System wieder.

Schon seit der Einführung des neuen Systems überwiegen die Vorteile. In ihren Ausführungen geht sie sehr detailliert auf Erfahrungswerte im täglichen Gebrauch mit dem digitalen Kassensystem ein. Sie ist wahrlich begeistert vom einfachen Handling! Die Eingabe der Waren erfolgt mit einem Fingerdruck per Touchscreen. Nach einer kurzen Einführung war das System schon betriebsbereit. Dafür sind keine großen Computerkenntnisse erforderlich und man muss nicht sonderlich technik-affin sein, um die Kasse zu bedienen. Da einzelne Warengruppen und Produkte separat definiert, mit Preisen hinterlegt und eingestellt werden können, ist sie frei in der Gestaltung des Sortiments. Nun hat sie nicht nur Ihren aktuellen Warenbestand stets im Blick, sondern kann den Teilnehmenden auch schnell und übersichtlich ihre statistische Auswertung präsentieren.

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Neben den Waren, der Umsatzanzeige, einer detaillierten Auflistung von Tages- und Uhrzeiten, zeigt ihr System auch eine detaillierte grafische Auswertung des Einkaufverhaltens ihrer Kundschaft an. So kann sie flexibel den Einsatz der Mitarbeitenden auf das ermittelte Aufkommen abstimmen und ihre Ressourcen effizient koordinieren. Die gewonnene Zeit nutzt sie nun, um ihre KundInnen persönlich im Geschäft oder online zu beraten. Darüber hinaus bietet Frau Rolletschek einen WhatsApp-Service an, denn online verkaufen funktioniert auch mittlerweile noch ohne Online-Shop. Über das Smartphone flattern dann die Bestellungen nicht nur telefonisch, sondern auch als E-Mail oder Direktnachricht zu ihr. Da sich der geplante Online-Shop noch im Aufbau befindet, kann sie so bereits ein digitales Shopping Angebot unterbreiten und neben der KundInnenkontaktpflege ihren Verteiler kontinuierlich erweitern!

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Die »be smart – DIGITAL CITY CAFÈ« Marketingreihe ist eine kooperative Initiative des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Magdeburg in Zusammenarbeit mit der Industrie- und Handelskammer Magdeburg sowie der Hansestadt Gardelegen.

Die Digital Marketingreihe umfasst fünf Abendveranstaltungen, die einmal im Monat in der Innenstadt von Gardelegen aufgrund des Lockdowns aktuell nur online, später wieder auch direkt vor Ort oder hybrid, stattfinden. Mit dieser Veranstaltungsreihe vermitteln wir lokal in der Altmark den Gestaltern der Innenstadt (aus Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleistungssektor) und deren Mitarbeitenden, digitale Kompetenzen im Bereich des Online-Marketings. Start der ersten Episode war der 18. Februar 2021 und enden wird die fünfteilige Veranstaltungsreihe am bundesweiten Digitaltag am 18. Juni 2021 mit einer Digitalisierungsverkostung.

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Nadine Hiller

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