Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Praxis

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen entfaltet am schnellsten Potenziale in Unternehmen. Ausgehend von den möglichen Vorteilen möchten wir Beispiele für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und konkrete Hilfestellungen vorstellen.

Was genau ist Digitalisierung?

Als Digitalisierung kann die Transformation von Unternehmen verstanden werden, bei dem eine Umstellung von analogen, papierbasierten Abläufen auf informationstechnische, ggf. automatisierte Prozesse stattfindet. Die Digitalisierung von Prozessen ist also ein wesentlicher Bestandteil von Digitalisierungsvorhaben in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und kann zu erheblichen Verbesserungen führen.

Welche Vorteile bietet Digitalisierung für KMU?

Allgemein gesagt, führt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bspw. zur Beschleunigung durch die Vermeidung von Medienbrüchen oder durch Automatisierung sowie zur Verbesserung der Qualität der Ergebnisse durch eine Verbesserung der Transparenz oder einer datenbasierten Entscheidungsgrundlage. Doch schauen wir uns einige Prozesse beispielhaft genauer hinsichtlich ihrer Potenziale an.

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“Digitalisierung
von Prozessen”

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Praxisbeispiele
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Vertrieb und Kundenbeziehungsmanagement

Vertrieb und Kundenbeziehungsmanagement:

Im Vertriebsprozess kann oftmals die Kommunikation über digitale Medien verbessert werden. Dazu zählen soziale Medien, wie bspw. Facebook, Twitter oder LinkedIn, über die die Zielgruppen direkter erreicht werden können. Neue Werkzeuge helfen Unternehmen bei der Unterstützung und Planung dieser Kommunikation (Digitale Kanäle für anspruchsvolle Musikliebhaber:innen).

Tools für das Customer Relationship Management (=Kundenbeziehungsmanagement) unterstützen die direkte Kommunikation mit einzelnen Kund:innen. Dank solcher Tools lassen sich unter anderem die getätigten Kommunikationsaktivitäten gezielt auswerten. Im Idealfall führt eine digitale, effiziente Kundenkommunikation zu einer besseren Kundenbindung.

Vertrieb und Kundenbeziehungsmanagement

Produktion:

Die Vernetzung von Maschinen innerhalb der Produktion kann zu einer durchgängigen Datennutzung beitragen. Die Daten können einerseits zu einer Verbesserung der Planung und Steuerung der Produktion oder zum Nachweis gegenüber den Kund:innen (Lieferzeitpunkt, Prozessqualität o.ä.) genutzt werden (Industrie 4.0-Anwendungen für Unternehmen).

Rechnungslegung:

Gerade im Handwerk kann der Prozess der Rechnungslegung verkürzt werden, wenn alle Informationen am besten sofort verfügbar sind. Das sind bspw. die auf einen Auftrag zu buchenden Arbeitsstunden, verbautes Material sowie die notwendigen Abnahmen der Kund:innen oder ihrer zusätzlichen Wünsche und Probleme. Werden alle Informationen sofort digital von der Baustelle weitergegeben anstatt diese zuerst auf Papier zu erfassen und nach mehreren Tagen zu digitalisieren, besteht zum einen eine sofortige Übersicht und zum anderen können schnell (Zwischen-)Rechnungen gelegt werden (Digitalisierung im Handwerk).

Vertrieb und Kundenbeziehungsmanagement

Logistik/Lager:

Gerade in Handwerksunternehmen fehlt oft der Überblick über den Materialbestand im Lager. Digitale Lagerprozesse (bspw. mittels RFID oder Barcode) können bei konsequenter Anwendung diese Transparenz herstellen und bei Unterschreitung von Mindestbeständen rechtzeitige Nachbestellungen anstoßen. Damit lassen sich Materialengpässe vermeiden und die Kapitalbindung durch zu hohe Lagerbestände reduzieren.

Vertrieb und Kundenbeziehungsmanagement

Einkauf:

Mittels digital vorliegender Informationen über Einkaufspreise kann schneller und genauer kalkuliert werden. Digital vorliegende Angebote lassen sich einfacher weiter verarbeiten.

Welche Herausforderungen gibt es dabei?

Viele kleine Unternehmen haben keine standardisierten, verschriftlichten Abläufe. Ihnen fehlt also zunächst einmal der Überblick über ihre Prozesslandschaft. Es ist ratsam, diesen bspw. mit einer Prozesslandkarte herzustellen. Denn gerade für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist es wichtig, diesen zunächst zu optimieren.

Einen schlechten Geschäftsprozess zu digitalisieren, bedeutet jedoch, anschließend zwar einen digitalen Prozess zu haben, welcher eben immer noch nicht optimal ist. Es bringt also nichts, bestehende Abläufe einfach nur zu übernehmen. Am Beginn steht also zunächst die Analyse und anschließend die Verbesserung des Prozesses (Geschäftsprozesse erfolgreich digitalisieren).

Wenn Prozesse verändert werden, müssen Mitarbeitende darüber informiert werden. Im Idealfall werden sie sogar bei der Gestaltung der Prozesse mit einbezogen. Spätestens bei der Nutzung einer Software für die Umsetzung des digitalen Ablaufes sollten Mitarbeitende in deren Anwendung geschult werden, damit die Umsetzung reibungslos erfolgen kann (Change Management).

Welche Geschäftsprozesse können digitalisiert werden?

Prinzipiell lässt sich jeder Prozess digital abbilden, die Frage ist dabei lediglich, wie Aufwand und Nutzen zu sehen sind. Es ist also nicht zwingend notwendig, so viel wie möglich zu machen. Es stellt sich immer die Frage nach der Sinnhaftigkeit.  Schauen wir uns die oben genannten Prozesse noch einmal genauer an.

Vertrieb/
Kundenbeziehungs-
management

Die oben genannten CRM-Systeme enthalten alle relevanten Kundendaten sowie alle Kommunikationsanlässe über die verschiedenen Kommunikationskanäle. Neben den Kontaktdaten sind bspw. auch andere kundenrelevante Informationen, wie bspw. offene Angebote oder Bestellungen, abrufbar. Somit sind Kolleg:innen in Vertrieb viel schneller auskunftsfähig und können besser auf Kundenanfragen reagieren. Außerdem werden sämtliche Kommunikationsanlässe festgehalten, also bspw. wann der letzte Anruf stattfand oder welcher Brief als letztes versendet wurde. Das CRM-System unterstützt den Prozess bspw. indem Informationen kontextbasiert bereitgestellt (also bspw. beim Erkennen der Telefonnummer des Anrufenden) und alle kundenorientierten Aktionen gespeichert werden (Digitalisierung in der Boutique – der Einzelhandel im Wandel).

Produktion

Systeme zur Betriebsdatenerfassung (BDE) unterstützen der Produktionsprozess, indem an jeder relevanten Stelle im Prozess die benötigten Zeiten oder bereitgestellten Materialien erfasst werden. Intelligente, vernetzte Produktionssysteme (Industrie 4.0) können Informationen automatisch weiter geben und erkennen die zu fertigenden Produktbestandteile selbständig. Somit ist eine größtmögliche Transparenz im Produktionsprozess gegeben und eine Selbstoptimierung der Produktion wird möglich gemacht (Der fehlenden Transparenz entgegenwirken – der smarte Wärmeübertrager).

Rechnungs-
legung

In einer Handwerker- oder ERP-Software (Enterprise Resource Planning) sind alle auftragsbezogenen Daten erfasst. Bei durchgängigen Prozessen liegen alle für die Rechnungslegung notwendigen Informationen rechtzeitig vor, so dass Rechnungen mit Fertigstellung des Auftrages (ggf. automatisiert) erstellt werden können. Unterstützt die Software neueste Standards (z. B. ZUGFeRD) so kann die Rechnung vom Empfänger sogar digital weiter verarbeitet werden (Auswahl einer integrierten ERP- und Online-Shop-Lösung für den Sondermaschinenbau).

Logistik/
Lager

Lagermanagement-Systeme unterstützen die digitale Lagerhaltung. Diese führen den Bestand und zählen Ein- und Ausbuchungen von Material oder Fertigwaren. Lagermanagement-Systeme arbeiten oft mit Barcode oder RFID und zugehörigen Handscannern zur Identifikation von Material oder Lagerplätzen.

Einkauf

Zur Unterstützung des Einkaufsprozesses bieten immer mehr Lieferanten inzwischen Online-Shops an. Gerade im Handwerk bieten viele Softwaresysteme (Warenwirtschaft, ERP oder Handwerkersoftware) spezielle Schnittstellen zum Einlesen von Preisen von Zukaufteilen an. Diese können dann direkt aus der Software heraus bestellt werden. Im Idealfall können die Lieferscheine und Rechnungen der Lieferanten (siehe ZUGFeRD) übernommen und digital weiter verarbeitet werden.

Welche Maßnahmen und Hilfsmittel können dazu genutzt werden?

Für die Inspiration und Identifikation von Digitalisierungspotenzialen können unsere verschiedenen Fallstudien von KMU herangezogen werden. Wem unsere Sammlung nicht ausreicht, dem seien die Praxisbeispiele der anderen Zentren der Initiative Mittelstand-Digital ans Herz gelegt.

Zusätzlich eignet sich der Digitalisierungs-CheckUp des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg zur Identifikation von Handlungsfeldern. Mithilfe unseres Digitalisierungs-CheckUps können Sie Ihren aktuellen digitalen Entwicklungsstand selbst bestimmen und erfahren, wo Sie bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ansetzen können. Nach Beantwortung der Fragen erhalten Sie eine individuelle Auswertung, die Ihre digitalisierungsbezogenen Stärken und Schwächen auf einem Blick darstellt. Potenzielle Digitalisierungsmaßnahmen können so leicht priorisiert werden.

Für die zielgerichtete Analyse von Geschäftsprozessen empfehlen wir unseren Workshop „Geschäftsprozesse erfolgreich digitalisieren – Ansätze und Werkzeuge“. Darin erlernen die Teilnehmenden die Grundlagen, um Transparenz in ihrem Unternehmen zu schaffen. Sie erfahren, wie Geschäftprozesse mit Hilfe von Prozesslandkarten strukturiert werden, welche Vor- und Nachteile mit den unterschiedlichen Methoden zur Visualisierung von Geschäftsprozessen verbunden sind und, wie sie Schwachstellen und Ineffizienzen in ihren Prozessen identifizieren und beseitigen können.

Im Seminar „Digitalisierungswertstrom – wo sind eigentlich überall Verschwendungen?“ zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe einer Wertstromanalyse den Zustand Ihrer Materialflussprozesse übersichtlich abbilden und verbessern können. Sie lernen informationslogistische Verschwendungsarten kennen und werden in die Lage versetzt beispielsweise Medienbrüche, Doppelarbeiten oder auch fehlende Informationsauswertungen in Ihrem Unternehmen zu erkennen.

Für alle die wissen wollen, wie sie Produktionsprozesse digital unterstützen können, empfehlen wir unsere Veranstaltungsstaffel „Industrie 4.0 – Integration und -Anwendungen“. Sie zeigt, wo und wie Industrie 4.0-Anwendungen Ihr Unternehmen voranbringen. Alle Termine sind modular aufgebaut und können einzeln gebucht werden. Wir führen Unternehmen in je einem einführenden Webinar und einem zugehörigen Online-Workshop in sechs verschiedene Themenblöcke ein.

Das Ziel des Workshops „Mitarbeitermotivation, Veränderungsmanagement und Unternehmenskultur: Auswirkungen der Digitalisierung“ besteht darin, die Teilnehmenden für Maßnahmen zur Erhöhung der Mitarbeitermotivation und für (nichttechnische) Chancen und Risiken der Veränderung in Zeiten der Digitalisierung zu sensibilisieren und Mitarbeiterbeteiligung und -motivation bei Veränderungsprozessen mit Hilfe von Dimensionen der Unternehmenskultur zu diskutieren.