Digitalisierung im Handwerk – Eine Bestandsaufnahme unserer Konvoi-Begleitung

Bereits seit 2018 arbeitete das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg mit der IZAG gGmbH zusammen. Die IZAG unterstützt eine Vielzahl von ungefähr 30 zumeist kleineren Handwerksunternehmen in Sachsen-Anhalt beim Thema Arbeitsschutz. Im Zuge dieser Unterstützung kam bei den Unternehmen auch das Thema Digitalisierung zur Sprache und bei Gesprächen zwischen IZAG und Kompetenzzentrum war schnell klar, dass unser Format der Konvoi-Begleitung weiterhelfen könnte. Im ersten Workshop haben wir uns und unser Format vorgestellt. Anschließend wurden aktuelle Herausforderungen diskutiert und die dringendsten Probleme priorisiert. Nach dem gewünschten – und 2018 bereits durchgeführten Workshop – Thema „Datenschutz und Umgang mit der DSGVO“ standen die Themen „Digitale Zeiterfassung“ und „Digitalisierung interner Prozesse“ ganz oben auf der Liste.

Sie sind auch ein Multiplikator mit mittelständischem Netzwerk in Sachsen-Anhalt oder Umgebung und sind an einer Konvoi-Begleitung interessiert? Machen Sie es wie die IZAG und sprechen Sie uns an. Gemeinsam stimmen wir die Inhalte ab, Sie organisieren die Termine mit Ihren Unternehmen und wir kümmern uns um Vorträge, Workshops oder Praxisbeispiele.

Bevor wir einen Workshop zur Digitalisierung der Prozesse bei den Handwerksunternehmen durchführen konnten, war es wichtig, die Ausgangslage zu kennen. Hierfür wurden Besuche bei insgesamt zwölf Handwerksunternehmen vereinbart, um deren Prozesse und den vorhandenen Digitalisierungsgrad zu ermitteln. Als Hilfsmittel für die Gespräche haben wir eine Prozesslandkarte genutzt. Zusätzlich haben wir uns mit einer Kollegin aus dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Planen und Bauen (Teilzentrum Ost in Magdeburg) verstärkt, da die zwölf Unternehmen alle aus verschiedenen Baugewerken (z.B. Tischlereien, Heizung/Klima/Sanitär, Elektroinstallation, Maler) stammten. Die Prozesslandkarte war ein allgemein verständliches Vehikel, um die Diskussion einerseits nach gleichem Muster und andererseits immer wieder zu fokussieren. Nicht alle Prozesse waren bei allen zwölf  Unternehmen vorhanden, wie die nachfolgende Abbildung zeigt.

Anzahl beobachtbarer Prozesse bei den 12 Handwerksunternehmen

Anzahl beobachtbarer Prozesse bei den 12 Handwerksunternehmen

Im Fokus der Gespräche stand vor allem der Einsatz von digitalen Lösungen zur Unterstützung der Prozesse. Welche Tools werden aktuell wie umfangreich eingesetzt? Wie durchgängig und medienbruchfrei erfolgt die Nutzung? Wo bestehen Insellösungen und welche Lücken bestehen? Über konkrete Wünsche, Verbesserungsideen und Herausforderungen wurde ebenso gesprochen.

Im Anschluss an die zwölf Termine wurden Unterschiede und Gemeinsamkeiten herausgearbeitet. Dabei lassen sich gerade die Potenziale wie in folgender Abbildung dargestellt zusammen fassen.

Digitalisierungspotenziale bei den betrachteten Handwerksunternehmen

Digitalisierungspotenziale bei den betrachteten Handwerksunternehmen

Feststellen lässt sich also Folgendes:

  • Handwerker-Software als Insellösung

    Dreiviertel der Unternehmen nutzt bereits eine Handwerker-Software für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, jedoch eben nur als Insellösung mit hohem Verbesserungspotenzial für andere Prozesse. Das andere Viertel nutzt Office-Anwendungen zum Schreiben von Angeboten und Rechnungen.

  • Kaum Übernahme von Lieferantenrechnungen

    Angebote von Lieferanten werden zwar häufig als PDF per Mail erhalten oder direkt über den Online-Shop des Großhändlers bezogen. Eine Übertragung der Daten in die eigene Handwerker-Software erfolgt nur bei einem Unternehmen und hier manuell.

  • Keine zeitnahe Transparenz über Lagerbestände

    Zehn von zwölf Unternehmen haben zumindest für Standardteile ein kleines Lager, welches jedoch nur von zwei Unternehmen digital verwaltet wird. Ein Unternehmen hat ein Barcode-System im Einsatz, das andere Unternehmen nutzt Excel. In den meisten Unternehmen herrscht keine Ad-hoc-Transparenz über den aktuellen Lagerbestand.

  • Webseiten im Handwerk vorhanden

    Von den zwölf Unternehmen haben zehn eine eigene Webseite, die durch Dienstleister betrieben wird. Aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Lage im Baubereich ist der Vermarktungsprozess derzeit wenig im Fokus der Handwerker.

  • Fehlende Unterstützung auf der Baustelle

    Das größte kurzfristig zu hebende Potenzial besteht jedoch in der Unterstützung der Auftragserfüllung auf der Baustelle (Leitfaden Endgeräte auf der Baustelle). Alle befragten Unternehmen arbeiten hier rein analog. Auftragsunterlagen oder Formulare werden ausgedruckt auf die Baustelle mitgegeben. Informationen zu verbrauchtem Material, benötigten Stunden oder erledigten Zusatzaufgaben sowie ggf. Abnahmen durch den Kunden erfolgen handschriftlich auf Papier. Diese – teilweise schwer entzifferbaren – Notizen werden anschließend im Büro abgetippt. Der Informationsfluss zu und von der Baustelle lässt sich heute jedoch vielfach bereits mit der vorhandenen Handwerker-Software digital und ohne Zeitverzug abbilden.