Kassensysteme für das Bäckerei-Handwerk

Am Rande eines Unternehmerfrühstücks im Bördekreis kam ein Bäcker auf mich zu. Er braucht ein digitales Kassensystem, denn das Finanzamt drängt auf eine digitale Lösung, die mit Artikelnummern arbeitet und damit transparente Abrechnungen ermöglicht. Die momentane Kasse kann zwar Artikelnummern verwalten, aber dafür müssten die MitarbeiterInnnen ca. 300 Artikelnummern auswendig kennen. Der Bäcker suchte also nach einem digitalen Kassensystem, welches mindestens die aktuell 300 verschiedenen Artikel verwalten kann, ohne dass Artikelnummern eingegeben werden können. Wir verabredeten uns für eine Sprechstunde bei der Bäckerei vor Ort, um die aktuelle Situation hinsichtlich konkreter Anforderungen zu besprechen. Da ich kein Experte für Kassensysteme bin, gaben mir die Tage dazwischen etwas Zeit zur Vorbereitung des Termins. Zuerst recherchierte ich in der Initiative Mittelstand-Digital, welche Praxisbeispiele, Leitfäden oder sonstigen Materialen dem Bäcker weiter helfen könnten.

►Weiterführende Informationen aus der Initiative Mittelstand-Digital

Am Tag der Sprechstunde selbst hatten wir ca. 1,5 Stunden Zeit, um die Anforderungen zu hinterfragen und weitere Chancen der Digitalisierung auszuloten. Wenn der Bäcker schon einmal Geld in die Hand nimmt, um seine Prozesse digital zu unterstützen, dann doch am besten gleich richtig und umfassend. Bei den derzeitigen, finanziellen Unterstützungsmöglichkeiten des Landes Sachsen-Anhalt wäre ein umfangreicheres Projekt auch leichter zu stemmen.

Zunächst befragte ich die aktuelle Situation der Bäckerei. Neben dem stationären Betrieb ist eine zweite Kasse für den mobilen Verkaufswagen erforderlich, wobei der Bäckermeister im Idealfall gern live in die aktuellen Verkäufe Einblick hätte, bspw. um bedarfsorientiert Nachschub an frischen Backwaren bereitstellen zu können. Bei Nutzung der Kasse im Verkaufswagen ist ein stabiler Betrieb notwendig, auch wenn die Fahrzeugbatterie mal schwächelt. Zusätzlich sollte die Kasse auch offline funktionieren, wenn – wie auf den belieferten Dörfern häufig der Fall – keine ausreichende Mobilanbindung möglich ist.

Die Bäckerei arbeitet bisher ohne Warenwirtschaftssystem (WWS). Mein Rat war daher, dass sich die Bäckerei gleich zukunftssicher hinsichtlich der Digitalisierung aufstellen sollte. Ein Warenwirtschaftssystem könnte das zentrale, führende System zur umfangreiche Unterstützung der gesamten Geschäftsprozesse (hinsichtlich Lieferanten und Kunden bzgl. Angeboten und Rechnungen etc.) darstellen. Entweder könnte man ein vom Kassensystem-Hersteller bereits angebundenes WWS mit kaufen oder zumindest Schnittstellen zu möglichen WWS prüfen. Idealerweise sollte also bereits beim Kauf des Kassensystems das potenzielle WWS mit ausgewählt werden, auch wenn dieses erst später angeschafft werden würde.

Bei der Auswahl des Kassensystems sollten weitere Punkte beachtet werden, so funktionieren mobile Kassensysteme (z.B. auf Tablet-Basis) sowohl im Akku-Betrieb als auch mit Stromanschluss und bringen die mobile Datenanbindung gleich mit. Unter Umständen lohnen sich kombinierte Hardware-Varianten aus stationärer und mobiler Kasse aufgrund unterschiedlicher Anforderungen. Hier empfahl ich, mit den Mitarbeitenden über deren Wünsche und Anforderungen zu sprechen, um sie gleich von Anfang an einzubeziehen.

Bei der Anforderungsdefinition sollten auch folgende Faktoren berücksichtigt werden, die vielleicht nicht sofort ins Auge springen:

  • künftige Anbindung bargeldloses Bezahlen (mit ec/Kredit-Karten oder per Smartphone)
  • potenzielle Anbindung an Online-Shop
  • potenzielle Kundenbindungsaktionen (digitale Bonuskarte)

►Weiterführende Informationen aus der Initiative Mittelstand-Digital

Zu den Mindestanforderungen aus meiner Sicht zählen die folgenden:

  • GoBD-Konformität (bringen die meisten Kassensysteme mit)
  • Online/Offline-Fähigkeit für mobile Kasse (Stichwort Funklöcher!)
  • Filialverwaltung (einerseits ist der mobiler Wagen eventuell eine eigene Filiale und biete so außerdem Expansionsmöglichkeiten)
  • DATEV-Schnittstelle für Austausch mit Steuerberater
  • Brancheneignung (Unterschiedlicher Fokus in der Gastronomie und im Einzelhandel!)

Bei der letztendlichen Auswahl müssen die entstehenden Kosten über den anvisierten Lebenszyklus beachtet und berücksichtigt werden:

  • monatliche/jährliche Miet-/Lizenzkosten oder umsatzabhängige Kosten
  • Anschaffungs- und Einrichtungskosten (Hardware, Zubehör, Softwareinstallation, Konten anlegen o.ä.)
  • monatliche/jährliche Wartungs- und Servicekosten

►Weiterführende Informationen aus der Initiative Mittelstand-Digital

Über eine mögliche Anbindung eines Online-Shops haben wir auch gesprochen, ein klassischer Online-Shop mit Versand über Logistikdienstleister wird wahrscheinlich bei frischer Backware wenig sinnvoll sein. Eventuell ist er aber für Vorbestellungen (bspw. saisonaler Wäre zu Stoßzeiten wie Berlinern in der Karnevals- oder Jahreswechselsaison), vor allem auch für den mobilen Verkaufsstand, durchaus sinnvoll. Momentan würde die vornehmlich ältere Kundschaft des mobilen Verkaufsstandes auf den Dörfern dies zwar nicht nutzen. Aber perspektivisch wird eine künftige Generation den Online-Service nutzen wollen.

In diesem Zusammenhang sprachen wir auch über Verlaufsförderung mit digitalen Mitteln. in die bestehende Schaubäckerei könnte auch man via Social Media auch digital rein schauen lassen. Aktuell gibt es einen Flatscreen im Verkaufsraum der stärker genutzt werden könnte, um wartende Kundschaft über aktuelle Angebote zu informieren. Interessant wäre auch ein digitaler Tortenkonfigurator, der beispielsweise bei der Erstellung von Fototorten unterstützt. Hier müssen jedoch Aufwand (Kosten) und Nutzen (Wie oft wird dies gebraucht? Was lässt sich dadurch einsparen? Was lässt sich dadurch an Mehrumsatz generieren?) in einem angemessenen Verhältnis stehen.

►Weiterführende Informationen aus der Initiative Mittelstand-Digital

Bei der Bäckerei gib es aktuell ein analoges Bonuskartensystem. Denkt man jedoch über bargeldloses Bezahlen mit de Smartphone nach, können auch gleich digitale Bonuskartensysteme in Betracht gezogen werden. Services wie 10Stamps bieten dem Verbraucher die Chance unterschiedliche Bonuskarten verschiedener Anbieter in eine App zu verwalten, sparen Platz im Portemonnaie und sind im heutigen Smartphone-Zeitalter stets zur Hand.

Neben den kundenorientierten Prozessen haben wir aber auch über andere, für den Kunden nicht direkt spürbare Prozessverbesserungen durch Digitalisierungslösungen gesprochen. Beim Thema Digitalisierung fiel dem Bäckermeister ein, er könnte seine Rezepte digitalisieren und so leichter in der Backstube zugänglich zu machen. Doch wie geht man mit den IT-unfreundlichen Bedingungen (Mehlstaub, Hitze…) in der Backstube um? Ein Rezepte-Assistenzsystem in der Backstube ließe sich über zwei Varianten realisieren:

  • Option 1: Spezial-Tablets für den Industrieeinsatz in rauen Umgebungen
  • Option 2: Fabrik-Monitor mit Gesten- oder Sprachsteuerung, um durch die Rezepte zu blättern

Neben dem reinen Anzeigen der Rezepte könnte eine Ausbaustufe darin bestehen, Berechnungsfunktion für individuelle Mengen (z.B. ein oder fünf Kuchenbleche) zu ermöglichen. Insbesondere bei der Herausforderung qualifiziertes Fachpersonal zu akquirieren, könnte ein derartiges Assistenzsystem auch geringer qualifiziertes Personal anzuleiten.

Bleiben wir beim Personal. Bäckereien arbeiten im Verkauf oft mit Aushilfskräften um Spitzenzeiten flexibel abdecken zu können. Sinnvoll erscheint dabei die Schichtplanung mit spezialisierten Tools, bei denen Mitarbeitende ihre verfügbaren Zeiten melden können und der Arbeitgeber kurzfristig bei Krankheit o.ä. den Bedarf aufzeigen und die Verfügbarkeit abfragen kann. Interessant wären dabei zusätzlich Funktionen zur digitalen Zeiterfassung.

Abschließend besprachen wir ein mögliches, weiteres Vorgehen. Im ersten Schritt hielt ich es für sinnvoll noch einmal darauf hinzuweisen, dass die Mitarbeitenden möglichst frühzeitig hinsichtlich ihrer Anforderungen und eigenen Ideen einzubeziehen. Ich bot daher an, einen unternehmensspezifischen Workshop kostenfrei zu moderieren – wir nennen dies Mini-Umsetzungsprojekt. Eine professionelle Unterstützung erschien mir für den Analyseprozess (Anforderungen und Systemauswahl) angemessen. Mit Hinweis auf das Beratungshilfeprogramm der IB bzw. UnternehmenswertMensch könnte ein geeigneter Berater eine Anforderungsanalyse durchführen und eine Entscheidungsgrundlage entwickeln. Anschließend könnte der Bäcker einen Antrag zur Finanzierung der Investition im Programm Sachsen-Anhalt Digital Innovation beantragen.